El primer lunes de enero es el día perfecto para hablar sobre la forma correcta de gestionar el tiempo. Como recurso limitado, cada día, hora o minuto cuenta y debemos hacer un esfuerzo de organización para conseguir cumplir el máximo de actividades en el menor tiempo posible. Productividad y tiempo suelen ir de la mano y así cuando el plazo vence pronto, más presión y antes solemos resolver nuestras tareas. Sin embargo esta filosofía no es la mejor manera para cumplir nuestra agenda y es necesario establecer tanto reglas como técnicas que nos ayuden a ser más eficaces y a la vez más felices, librándonos del estrés común que nos provoca actuar siempre a última hora o perdiendo el tiempo.

Matriz para gestionar el tiempo

El doctor Stephen R. Covey fue un experto internacional en conducta organizacional y dirección de empresas que popularizó la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower en su bestseller “Los 7 hábitos para la gente altamente efectiva”, nombrado manual de negocios más influyente del siglo XX con 15 millones de ejemplares vendidos, siendo uno de los diez libros de gestión empresarial más relevantes de la historia.

La Matriz que os enseñamos es un gráfico que nos ayuda, no tanto a gestionar el tiempo, como a saber reconocer dónde debemos poner nuestra atención en cada momento. El objetivo es saber seleccionar la tarea más importante y urgente estableciendo prioridades en la que concentrarnos concluyendo estas tareas antes de pasar a las siguientes.

Los cuatro cuadrantes de la Matriz de tiempo combinan variables en las que podemos clasificar nuestras tareas y así establecer un plan de acción de acuerdo con ellas: importante y no importante por un lado y urgente o no urgente por otro. Lo importantes es aquello que se relaciona con los objetivos mientras que lo urgente depende sólo de la variable tiempo.

gestionar el tiempo con la matriz de Covey

1º Cuadrante: Hazlo. Importante y urgente

Son tareas necesarias que debemos realizar obligatoriamente y en caso contrario nos generan un conflicto. Cuando surgen debemos dejar nuestra ocupación para ocuparnos de ella sin demora. Generalmente son problemas o crisis que agotan y consumen a  muchas personas ya que apagar incendios constantemente genera un círculo constante de nervios.

2º Cuadrante: Planifícalo. Importante y no urgente

Son obligaciones productivas imprescindibles ligadas a nuestros roles o metas, pero sin una fecha para realizarlas, sin un “ahora”. Su importancia radica en el largo plazo por ejemplo, el deporte, no es cuestión de vida o muerte realizar ejercicio hoy pero es de gran importancia para nuestro futuro.

En este segundo cuadrante es donde reside el núcleo de una gestión personal eficaz. Aquí están las actividades que te permiten vivir aprovechando oportunidades y actuando preventivamente, en vez de resolviendo problemas. Cosas como crear y reforzar relaciones personales, hacer ejercicio, planificar tu futuro, aprender, etc. Para moverte hacia este cuadrante, primero debes tener claras cuáles son tus prioridades, y después debes aprender a decir no a otras actividades, algunas urgentes y aparentemente importantes.

3º Cuadrante: Delégalo. No importante pero urgente

Distracciones y tareas superfluas que no podemos evitar pero que no nos resultan productivas. Es el cuadrante trampa, se nos plantean actividades como urgentes pero no son importantes para nada. Muchas veces nos estacionamos en él para satisfacer las necesidades y prioridades de los demás. Un ejemplo es una reunión de trabajo poco productiva, o un informe de última hora.

4º Cuadrante: Postérgalo. Ni importante ni urgente

Es el cuadrante de los desperdicios y trivialidades, donde hacemos un uso inadecuado de nuestro tiempo. Son actividades que nos sirven de escape cuando estamos desbordados pero que debemos evitar ya que reducen nuestro tiempo sin aportar nada. Por ejemplo, cuando navegamos en exceso por Internet o revisamos el correo cada 10 minutos.

En conclusión, las personas más efectivas se concentran en el cuadrante II, reducen en lo posible el tiempo que están en el cuadrante I, y no se preocupan demasiado de los cuadrantes III y IV. Nuestro objetivo es escapar del triángulo del caos, identificando aquellas actividades importantes no urgentes, planificando su ejecución y finalmente ejecutar estas actividades de acuerdo a lo planificado.

Adquirir buenos hábitos para gestionar el tiempo y cumplir con nuestros objetivos SMART, es uno de los pilares fundamentales para conseguir la máxima productividad personal y laboral. Planificar y seguir esta matriz nos ayudará a estar menos cansados y estresados, focalizando nuestra energía en lo que realmente es importe.

“El día es excesivamente largo para quien no lo sabe apreciar y emplear.” – Johann W. Goethe  (1749-1832) Poeta y dramaturgo alemán

Feliz año nuevo 🙂

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